Jak rozliczyć pakiety medyczne dla pracowników?

Pakiety medyczne dla firm mogą być świetną inwestycją. Poprzez ich zakup pracodawca zapewnia swoim pracownikom możliwość lepszego zadbania o zdrowie i kondycję fizyczną. Co ważne, pakiety medyczne w świetle najnowszego orzecznictwa stanowią tzw. nieodpłatne świadczenie wynikające ze stosunku pracy. Oznacza to, że są one częścią przychodu każdego pracownika. Tym samym pracodawca musi rozliczyć koszty ich zakupu. Jak rozliczyć pakiety medyczne dla pracowników?

Dlaczego rozliczanie pakietów medycznych jest konieczne?

Jeszcze kilkanaście lat temu rozliczanie pakietów medycznych budziło sporo wątpliwości. Pracodawcy twierdzili, że opodatkowanie takich świadczeń jest niesprawiedliwym rozwiązaniem, ponieważ nie wszyscy pracownicy korzystają z dostępnej opieki zdrowotnej. Dlatego podatek dochodowy w standardowej formie był dla firm złym rozwiązaniem.

Jednak takie rozważania zostały szybko ucięte przez organy podatkowe. Stosowne oświadczenie w tej sprawie wydał nawet były Minister Finansów. To oświadczenie wraz z wyrokami sądowymi stało się podstawą nowego orzecznictwa.

Obecnie pakiety medyczne dla firm są uznawane za świadczenia, które podlegają rozliczeniu. Organy podatkowe wskazują, że jest to wymagane nawet wtedy, gdy pracownicy nie będą korzystać z usług medycznych. Dlaczego? Ponieważ podstawą opodatkowania nie są tutaj świadczenia lekarskie, lecz samo prawo do darmowego korzystania z takich usług. Jeżeli zatem pakiet obejmuje danego pracownika, pracodawca musi w jego imieniu rozliczyć podatek dochodowy z tytułu uzyskania przychodów.

Jaka jest podstawa prawna przy rozliczaniu pakietów medycznych?

Naliczanie podatków oraz innych opłat zawsze musi odbywać się na podstawie określonej ustawy. W tym przypadku kluczowe znaczenie mają przepisy prawa pracy oraz prawa podatkowego. Jeżeli chodzi o pakiety medyczne dla pracowników, wymóg ich rozliczania przewiduje ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 wspomnianej ustawy – wszystkie przychody wynikające ze stosunku pracy podlegają opodatkowaniu.

Kolejnym ważnym aktem dotyczącym pakietów medycznych jest uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2010 roku. To właśnie w jej treści stwierdzono, że pakiety medyczne dla pracowników spełniają kryteria nieodpłatnego świadczenia. Tym samym mogą one stanowić źródło uzyskania przychodów ze stosunku pracy. To z kolei wymaga odprowadzenia od nich stosownej zaliczki na poczet podatku dochodowego.

Naczelny Sąd Administracyjny w wydanym uzasadnieniu wyjaśnił podstawy takiej interpretacji. Przede wszystkim sędziowie podkreślili, iż sama możliwość korzystania z usług medycznych ma istotny wymiar finansowy. Ich zdaniem pracodawca może zapewnić pracownikom ubezpieczenie zdrowotne na preferencyjnych warunkach, które były niedostępne dla osób kupujących prywatne świadczenia. Taką zależność należy więc interpretować pod kątem uzyskania przychodów.

Sąd zaznaczył również, że podstawą do naliczenia podatku jest sama „gotowość” danej placówki medycznej do udzielania świadczeń pracownikom. Toteż samo objęcie pracownika taką ochroną oznacza korzyść finansową, która musi zostać opodatkowana.

Jak rozliczyć pakiety medyczne dla pracowników?

Powyższe stanowisko NSA zostało potwierdzone przez ówczesnego Ministra Finansów. Dlatego rozliczanie abonamentów medycznych jest na ten moment obowiązkiem pracodawcy. Jak można to zrobić?

Podstawa opodatkowania

Skoro pakiet medyczny jest jednym z przychodów pracownika, można doliczyć jego wartość do sumy wypłacanego wynagrodzenia:

Suma wynagrodzenia* (np. 4000 złotych) + wartość pakietu (np. 200 złotych) = podstawa opodatkowania (4200 złotych).

*Jeżeli pracownik otrzymuje dodatkowe premie, nagrody lub inne świadczenia pieniężne – należy wliczyć je do sumy wynagrodzenia.

Składki społeczne

Powyższy sposób pozwala na ustalenie podstawy opodatkowania. Następnie pracodawca musi odprowadzić tzw. składki społeczne za przychody osiągane przez swoich pracowników. Są to przede wszystkim:

• składka emerytalna (9,76%);
• składka chorobowa (2,45%);
• składka rentowa (1,5%).

Każdą taką należność należy odjąć od łącznej wartości pakietu medycznego.

Podstawa opodatkowania (4200 złotych) x 9,76% (składka emerytalna) = 409,92

Składka chorobowa: 4200 złotych x 2,45% = 102,90

Składka Rentowa: 4200 złotych x 1,5% = 63

Łącznie: 4200 złotych – (409,92 + 102,90 + 63) = 4200 – 575,82 = 3624,18 złote

Składki zdrowotne

Tak obniżona podstawa służy do wyliczenia składki zdrowotnej. Po odjęciu wspomnianych opłat z pozostałej kwoty trzeba odliczyć jeszcze:

• składkę ZUS (9%);
• podstawową składkę zdrowotną (7,75%)

Obniżona podstawa opodatkowania (3624,18 złote) x 9% (ZUS) = 326,18

Zdrowotna: 3624,18 x 7,75% = 280,88

Łącznie: 3624,18 – (326,18 + 280,88) = 3624,18 – 607,06 = 3017,12 złotych

Podatek dochodowy

Ostatnim krokiem będzie odliczenie podatku w wysokości 18% i odprowadzeniu od niego stosownej zaliczki. Co jasne, tutaj można zastosować posiadane ulgi podatkowe, dlatego takie wyliczenie będzie inne dla poszczególnych firm.

Łączny przychód pracownika – składki społeczne = przychód oskładkowany

Przychód oskładkowany – składki zdrowotne = podstawa opodatkowania

(Podstawa opodatkowania – ulgi podatkowe) x 18% podatku = końcowe rozliczenie

Wszystkie wymienione obliczenia trzeba wykonać indywidualnie dla każdego pracownika. Muszą one obejmować zarówno wysokość wynagrodzenia, jak i wartość pakietu medycznego oraz innych dodatków. Dopiero wtedy można mieć pewność, że rozliczenie przebiegło prawidłowo.

Czy wszystkie usługi medyczne wymagają rozliczenia?

Obowiązek rozliczania abonamentów medycznych nie podlega dyskusji. Warto jednak pamiętać, że niekiedy zapewnienie pracownikom opieki medycznej stanowi prawny wymóg pracodawcy. Taki obowiązek wynika przede wszystkim z obowiązujących zasad Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP). Jak więc wygląda kwestia rozliczenia w momencie, gdy usługi lekarskie nie są korzyścią dla pracownika? Czy świadczenia udzielane w ramach medycyny pracy również podlegają opodatkowaniu?

Odpowiedź jest prosta – nie. Usługi świadczone z tytułu medycyny pracy są traktowane w zupełnie inny sposób. Każdy pracodawca ma bowiem obowiązek dbania o zdrowie oraz bezpieczeństwo pracowników. W tym zakresie mieści się również wykonywanie badań okresowych, a także specjalistycznych badań związanych z danym zawodem. Podstawą prawną jest tutaj artykuł 229 Kodeksu pracy.

Co jasne, tylko nieliczne firmy zatrudniają własnych lekarzy specjalistów w dziedzinie medycyny pracy. To sprawia, że większość przedsiębiorstw musi w tym celu skorzystać z usług podmiotów medycznych. Co więcej, taka zależność może obejmować pakiety medyczne. Dlaczego? Ponieważ na rynku można znaleźć abonamenty poświęcone w całości medycynie pracy. Obejmują one tylko takie usługi, które są niezbędne dla pracowników wykonujących określone czynności służbowe.

Jeżeli zatem pracodawca kupuje pakiet medyczny, którego zakres obejmuje tylko świadczenia z zakresu medycyny pracy, taki pakiet nie podlega opodatkowaniu, a co za tym idzie – nie wymaga rozliczenia.

Medycyna pracy i dodatkowa ochrona, czyli rozliczanie pakietu premium

Alternatywą dla opisanych wyżej abonamentów są pakiety medyczne obejmujące zarówno medycynę pracy, jak i prywatne usługi medyczne. Takie rozwiązanie jest korzystne dla pracownika, który poza obowiązkowymi świadczeniami uzyskuje także ochronę dodatkową.

Czy ten rodzaj pakietów należy rozliczać według powyższych zasad? Nie do końca. 19 stycznia 2011 roku pojawiła się interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy. Dotyczyła ona obowiązkowych badań lekarskich, które są wykonywane w ramach zakupionego pakietu. Dyrektor Izby Skarbowej podkreślił, iż takie badania stanowią koszt dla pracodawcy. Jednakże pracownik nie uzyskuje z tego tytułu żadnych korzyści. Z tego względu nie należy ich uznawać za jeden z przychodów pracownika, przez co są one zwolnione z podatku.

Jak firma może wykorzystać ten zapis na swoją korzyść? Dobrym pomysłem będzie zakup pakietu medycznego, który obejmie zarówno świadczenia medycyny pracy, jak i inne usługi. Przy podpisywaniu takiej umowy warto określić procentowy zakres obydwu świadczeń. Na tej podstawie można później obniżyć podatek poprzez zdefiniowanie, jaka część pakietu obejmuje badania związane z medycyną pracy. Pozostałe świadczenia będą wówczas dodatkową korzyścią dla pracownika. Tylko taka wartość podlega finalnemu opodatkowaniu.

Jak rozliczyć pakiety medyczne dla pracowników? – częściowe finansowanie pakietu

Niektóre firmy zamawiają pakiety medyczne dla pracowników na nieco innych zasadach. Dotyczą one zmiany w zakresie odpłatności takiego świadczenia. Warto wiedzieć o tym, że nie każda firma musi odgórnie ubezpieczać swoich pracowników. Czasami to od decyzji pracownika zależy, czy przystąpi on do pakietu medycznego. Takie rozwiązanie zazwyczaj idzie w parze z regułą częściowej odpłatności. Oznacza to, iż pracodawca pokrywa tylko określoną część pakietu (np. 25, 50 lub 75%). Jeżeli zatem pracownik chce przystąpić do pakietu, musi samodzielnie uregulować pozostałą należność. Czy taki schemat płatności wpływa na kwestię rozliczenia?

Przerzucenie części wydatków na pracowników faktycznie zmienia zasady rozliczania pakietów. Co prawda, możliwość darmowego korzystania z prywatnej opieki medycznej wciąż stanowi przychód. Jednakże częściowa odpłatność powoduje, że przy rozliczaniu abonamentów końcowa należność zostaje zredukowana o wartość składek. W związku z tym pracodawca musi tylko opłacić podatek dochodowy:

[Podstawa opodatkowania (wynagrodzenie + wartość pakietu medycznego) – ulgi podatkowe] x 18% = końcowe rozliczenie