Claims made vs occurrence w OC księgowego

Czy wiesz, że 78% nowych polis OC zawodowego księgowych w Polsce to ubezpieczenia w systemie claims made? Ten wzrost popularności nie jest przypadkowy – system ten oferuje znacznie niższe składki przy zachowaniu szerokiej ochrony zawodowej. Jednak różnice między claims made a tradycyjnym systemem occurrence to znacznie więcej niż tylko kwestia ceny.

Wybór odpowiedniego systemu ubezpieczenia ma kluczowe znaczenie dla ciągłości ochrony zawodowej księgowego. Błędna decyzja może skutkować lukami w ochronie, które ujawnią się dopiero w momencie zgłoszenia roszczenia – często po latach od popełnienia błędu. Szczególnie istotne są kwestie daty retroaktywnej, kosztów długoterminowych i konsekwencji zmiany ubezpieczyciela.

Praktyczne przykłady działania obu systemów, rzeczywiste kalkulacje kosztów i szczegółowa analiza zalet oraz wad pomogą Ci podjąć świadomą decyzję. Dowiesz się także, jakie błędy najczęściej popełniają księgowi przy wyborze systemu ubezpieczenia i jak ich uniknąć, zabezpieczając swoją praktykę zawodową na lata.

Czym jest system claims made w ubezpieczeniu OC księgowego

System claims made to mechanizm ubezpieczenia, w którym ochrona działa w momencie zgłoszenia roszczenia w okresie obowiązywania polisy, niezależnie od tego, kiedy faktycznie wystąpił błąd zawodowy. W praktyce księgowej oznacza to, że jeśli popełnisz błąd w 2023 roku, ale roszczenie zostanie zgłoszone w 2024 roku – polisa z 2024 roku będzie pokrywać to zdarzenie, pod warunkiem że błąd nastąpił po dacie retroaktywnej.

W ubezpieczeniu OC księgowego u Leadenhall system claims made obowiązuje w Sekcjach II-V (części dobrowolnej), podczas gdy Sekcja I (obowiązkowa) działa na zasadzie occurrence. Ta hybrydowa struktura łączy stabilność ochrony obowiązkowej z elastycznością i niższymi kosztami systemu claims made dla rozszerzonej ochrony.

Podstawowe zasady działania claims made

System claims made w praktyce księgowej opiera się na trzech fundamentalnych zasadach czasowych, które każdy księgowy powinien rozumieć przed wyborem tego typu ochrony.

Pierwsza zasada: moment otrzymania roszczenia

Kluczowy jest dzień, w którym otrzymujesz pisemne lub ustne zawiadomienie o roszczeniu od klienta. Jeśli klient zarzuca ci błąd w rozliczeniu VAT i otrzymujesz takie zawiadomienie 15 marca 2024 roku, to polisa obowiązująca w marcu 2024 będzie pokrywać to zdarzenie. Nie ma znaczenia, czy błąd popełniłeś w grudniu 2023 czy w styczniu 2024.

Druga zasada: termin zgłoszenia ubezpieczycielowi

Po otrzymaniu roszczenia masz 14 dni na zgłoszenie go ubezpieczycielowi. Ten termin jest bezwzględny – opóźnienie może skutkować odmową wypłaty odszkodowania. W praktyce oznacza to konieczność szybkiej reakcji i utrzymywania bieżącego kontaktu z ubezpieczycielem.

Trzecia zasada: ciągłość ochrony

Claims made wymaga

dla pełnej skuteczności. Przerwa w ubezpieczeniu oznacza lukę w ochronie – roszczenia zgłoszone w okresie bez polisy nie będą pokryte, nawet jeśli błąd popełniono w czasie gdy ubezpieczenie obowiązywało.

Praktyczny przykład działania: księgowy popełnia błąd w rozliczeniu ZUS w sierpniu 2023 roku. Klient odkrywa błąd podczas kontroli w kwietniu 2024 roku i zgłasza roszczenie. Jeśli księgowy ma polisę claims made przez cały czas od sierpnia 2023 do kwietnia 2024, roszczenie będzie pokryte przez polisę z kwietnia 2024 roku.

Data retroaktywna – kluczowy element ochrony

Data retroaktywna to

, za który ubezpieczyciel ponosi odpowiedzialność. W polisach Leadenhall data retroaktywna to zazwyczaj data pierwszej polisy zawartej z tym ubezpieczycielem.

Mechanizm działania daty retroaktywnej

Jeśli zawierasz pierwszą polisę claims made 1 stycznia 2024 roku, to data retroaktywna również będzie wynosić 1 stycznia 2024. Oznacza to, że błędy popełnione przed tym dniem nie będą objęte ochroną, nawet jeśli roszczenie zostanie zgłoszone w okresie obowiązywania polisy.

Konsekwencje zmiany ubezpieczyciela

Zmiana ubezpieczyciela w systemie claims made może prowadzić do utraty ochrony za błędy historyczne. Nowy ubezpieczyciel zazwyczaj ustala nową datę retroaktywną od momentu rozpoczęcia współpracy. Zmiana ubezpieczyciela

.

Strategia zachowania ciągłości

Aby zachować pełną ochronę przy zmianie ubezpieczyciela, księgowi mogą:

• Negocjować przeniesienie wcześniejszej daty retroaktywnej (wymaga akceptacji nowego ubezpieczyciela)
• Wykupić extended reporting period u poprzedniego ubezpieczyciela
• Utrzymać polisę u dotychczasowego ubezpieczyciela dla zachowania ciągłości

Kiedy claims made nie zapewnia ochrony

System claims made ma określone ograniczenia czasowe, które mogą pozostawić księgowego bez ochrony w konkretnych sytuacjach. Zrozumienie tych ograniczeń jest kluczowe dla świadomego wyboru tego systemu.

Błędy sprzed daty retroaktywnej

Najczęstszą przyczyną braku ochrony są błędy popełnione przed datą retroaktywną. Jeśli księgowy rozpoczyna współpracę z Leadenhall 1 lipca 2024 roku, błędy z pierwszej połowy 2024 roku nie będą pokryte, nawet jeśli roszczenia zostaną zgłoszone w okresie obowiązywania polisy.

Roszczenia po zakończeniu polisy

Claims made

. Jeśli polisa kończy się 31 grudnia 2024 roku, a roszczenie zostanie zgłoszone 15 stycznia 2025 roku, nie będzie ono pokryte – nawet jeśli błąd popełniono w okresie ubezpieczenia.

Przerwy w ubezpieczeniu

Każda przerwa w ciągłości ubezpieczenia tworzy lukę w ochronie. Przykład: księgowy ma polisę od stycznia do czerwca 2024, następnie przerywa ubezpieczenie i odnawia je w październiku 2024. Roszczenia zgłoszone między lipcem a wrześniem 2024 roku nie będą pokryte, nawet jeśli dotyczą błędów z okresu gdy polisa obowiązywała.

Znane okoliczności

System claims made nie pokrywa okoliczności znanych przed rozpoczęciem okresu ubezpieczenia. Jeśli księgowy wie o potencjalnym roszczeniu przed zawarciem polisy, ale nie zgłasza tej informacji ubezpieczycielowi, późniejsze roszczenie może nie być pokryte.

Rozumienie tych ograniczeń pozwala księgowym na świadome planowanie ochrony ubezpieczeniowej i unikanie kosztownych luk w pokryciu roszczeń zawodowych.

Różnice między claims made a occurrence dla księgowych

Wybór między systemem claims made a occurrence w ubezpieczeniu OC księgowego to jedna z najważniejszych decyzji wpływających na zakres i skuteczność ochrony zawodowej. Każdy system działa według odmiennych zasad czasowych i ma różne konsekwencje finansowe oraz praktyczne dla księgowych prowadzących działalność zawodową.

Różnice w kosztach i składkach ubezpieczeniowych

Najważniejszą różnicą między systemami jest struktura kosztów. Claims made charakteryzuje się niższymi składkami ze względu na lepszą kontrolę ryzyka przez ubezpieczyciela. W systemie tym ubezpieczyciel zna dokładny okres, w którym może otrzymać roszczenia – tylko w czasie trwania polisy.

Occurrence generuje wyższe składki, ponieważ ubezpieczyciel może otrzymywać roszczenia przez wiele lat po zakończeniu polisy. Błąd popełniony w ostatnim dniu okresu ubezpieczenia może skutkować roszczeniem nawet po dekadzie, co zwiększa niepewność i koszty dla ubezpieczyciela.

Różnica w składkach wynika z odmiennego podejścia do ryzyka czasowego. W claims made ubezpieczyciel wie dokładnie, kiedy jego odpowiedzialność się kończy – wraz z zakończeniem okresu ubezpieczenia. W occurrence odpowiedzialność może trwać latami po zakończeniu polisy, co wymaga tworzenia większych rezerw technicznych.

Zakres czasowy ochrony w obu systemach

Fundamentalna różnica między systemami dotyczy momentu, który decyduje o uruchomieniu ochrony ubezpieczeniowej. W occurrence kluczowa jest data popełnienia błędu – jeśli błąd nastąpił w okresie ubezpieczenia, ochrona działa niezależnie od tego, kiedy roszczenie zostanie zgłoszone.

Claims made odwraca tę logikę – liczy się moment otrzymania roszczenia. Błąd może być popełniony wcześniej (ale nie przed datą retroaktywną), a ochrona uruchomi się tylko wtedy, gdy roszczenie wpłynie w okresie obowiązywania polisy.

Praktyczne konsekwencje tej różnicy są znaczące dla księgowych. W systemie occurrence księgowy może zmienić ubezpieczyciela bez obawy o utratę ochrony za błędy popełnione w przeszłości. W claims made zmiana ubezpieczyciela wymaga szczególnej uwagi na ciągłość dat retroaktywnych.

Occurrence zapewnia ochronę „na zawsze” dla błędów popełnionych w okresie ubezpieczenia. Nawet jeśli księgowy zakończy działalność lub zmieni ubezpieczyciela, roszczenia za błędy z okresu objętego polisą occurrence będą pokrywane przez pierwotnego ubezpieczyciela.

Wpływ na ciągłość ochrony zawodowej

Ciągłość ochrony to kluczowy aspekt różnicujący oba systemy. W occurrence ciągłość jest naturalna – każda polisa pokrywa błędy z swojego okresu przez nieograniczony czas. Księgowy może bezpiecznie zmieniać ubezpieczycieli, przerywać działalność czy przechodzić na emeryturę.

Claims made wymaga aktywnego zarządzania ciągłością ochrony. Każda przerwa w ubezpieczeniu lub zmiana ubezpieczyciela bez zachowania ciągłości daty retroaktywnej tworzy lukę w ochronie. Błędy popełnione przed przerwą mogą zostać bez pokrycia, jeśli roszczenie wpłynie po wznowieniu ubezpieczenia.

Szczególnie problematyczne są sytuacje przejścia na emeryturę lub zakończenia działalności. W occurrence ochrona pozostaje aktywna bez dodatkowych działań. W claims made konieczne jest wykupienie rozszerzonego okresu zgłaszania roszczeń (extended reporting period) lub polisy „tail cover”, co generuje dodatkowe koszty.

Konsekwencje błędów w zarządzaniu ciągłością mogą być dramatyczne. Luka w ochronie oznacza, że księgowy ponosi pełną osobistą odpowiedzialność za roszczenia dotyczące okresu bez pokrycia, co może prowadzić do strat finansowych przekraczających możliwości pojedynczej osoby.

Wybór między systemami powinien uwzględniać nie tylko bieżące koszty, ale także długoterminową strategię zawodową księgowego, planowane zmiany w działalności oraz gotowość do aktywnego zarządzania polisą ubezpieczeniową.

Praktyczne przykłady działania systemów w pracy księgowego

Różnice między systemami claims made a occurrence najlepiej widać w praktycznych sytuacjach z życia księgowych. Analizując rzeczywiste scenariusze błędów zawodowych, można zrozumieć, jak wybór systemu wpływa na ochronę ubezpieczeniową i bezpieczeństwo finansowe księgowego.

Case study – błąd w rozliczeniu VAT (claims made)

Specjalista ds. księgowości prowadzi działalność od 2020 roku. W styczniu 2023 roku zawiera polisę claims made z datą retroaktywną 1 stycznia 2023. W marcu 2022 roku (przed datą retroaktywną) popełnia błąd w rozliczeniu VAT dla klienta prowadzącego sklep internetowy – nieprawidłowo klasyfikuje sprzedaż jako zwolnioną z VAT zamiast opodatkowaną stawką 23%.

Timeline zdarzeń:

• Marzec 2022: Błędne rozliczenie VAT (przed datą retroaktywną)
• Styczeń 2023: Zawarcie polisy claims made z datą retroaktywną 1.01.2023
• Czerwiec 2024: Kontrola skarbowa u klienta
• Sierpień 2024: Klient otrzymuje decyzję dodomiarową na 45 000 zł
• Wrzesień 2024: Klient zgłasza roszczenie księgowemu

Rezultat w systemie claims made: Roszczenie nie będzie pokryte, ponieważ błąd został popełniony przed datą retroaktywną (marzec 2022 vs styczeń 2023). Mimo że roszczenie zgłoszono w okresie ubezpieczenia, ochrona nie sięga wstecz do momentu błędu.

Gdyby polisa została zawarta wcześniej: Jeśli księgowy zawarłby polisę claims made już w 2022 roku z datą retroaktywną 1 stycznia 2022, roszczenie zostałoby pokryte, ponieważ błąd mieściłby się w zakresie czasowym ochrony.

Case study – błąd w rozliczeniu ZUS (occurrence)

Ten sam księgowy w systemie occurrence popełnia błąd w rozliczeniu składek ZUS w grudniu 2020 roku – nieprawidłowo oblicza podstawę wymiaru składek dla pracownika, co skutkuje zaniżeniem składek o 8 000 zł rocznie.

Timeline zdarzeń:

• Grudzień 2020: Błędne rozliczenie składek ZUS
• Styczeń 2021: Polisa occurrence na rok 2021
• Grudzień 2021: Zmiana na innego ubezpieczyciela (nowa polisa occurrence)
• Marzec 2023: Kontrola ZUS u klienta
• Maj 2023: Decyzja ZUS o dodomiarze składek za lata 2021-2023
• Czerwiec 2023: Klient zgłasza roszczenie księgowemu

Rezultat w systemie occurrence: Roszczenie będzie pokryte przez ubezpieczyciela z 2021 roku, ponieważ błąd został popełniony w okresie tej polisy (grudzień 2020 – styczeń 2021). Nie ma znaczenia, że:

• Roszczenie zgłoszono w 2023 roku
• Księgowy zmienił ubezpieczyciela w 2022 roku
• Kontrola nastąpiła po zakończeniu polisy

Porównanie z claims made: W systemie claims made roszczenie zgłoszone w 2023 roku byłoby rozpatrywane przez ubezpieczyciela z 2023 roku, ale tylko jeśli data retroaktywna sięgałaby grudnia 2020.

Analiza kosztów obrony prawnej w obu systemach

Koszty obrony prawnej stanowią znaczną część wypłat z ubezpieczeń OC księgowych. W praktyce mogą one przewyższać wysokość samego roszczenia, szczególnie w skomplikowanych sprawach podatkowych.

Różnice w pokryciu kosztów obrony:

System claims made:

• Koszty obrony pokrywane od momentu zgłoszenia roszczenia
• Ochrona działa przez cały okres postępowania, nawet po zakończeniu polisy
• Warunek: roszczenie musi być zgłoszone w okresie ubezpieczenia
• Extended reporting period może przedłużyć możliwość zgłaszania roszczeń

System occurrence:

• Koszty obrony pokrywane niezależnie od momentu zgłoszenia roszczenia
• Ochrona bezterminowa dla błędów z okresu ubezpieczenia
• Brak ryzyka utraty ochrony przy zmianie ubezpieczyciela
• Większa pewność długoterminowej ochrony

Praktyczny przykład kosztów: Księgowy prowadzący średnią kancelarię (50 klientów) otrzymuje roszczenie dotyczące błędu w rozliczeniu podatku dochodowego. Sprawa trafia do sądu administracyjnego, następnie do WSA i NSA.

• Koszty prawnika: 35 000 zł
• Opłaty sądowe: 3 000 zł
• Koszty biegłego: 8 000 zł
• Łączne koszty obrony: 46 000 zł
• Wysokość roszczenia: 25 000 zł

W tym przypadku koszty obrony przekroczyły dwukrotnie wysokość roszczenia. Bez ubezpieczenia księgowy musiałby pokryć łącznie 71 000 zł.

Sublimity na obronę prawną:

• Większość polis ma sublimit 50% sumy ubezpieczenia na koszty obrony
• W praktyce oznacza to limit 25 000 – 150 000 zł w zależności od polisy
• Niektóre polisy oferują pokrycie kosztów obrony bez limitu czasowego
• Klauzula rozszerzająca może zwiększyć sublimit do 100% sumy ubezpieczenia

Wybór między claims made a occurrence ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego bezpieczeństwa finansowego księgowego. System occurrence zapewnia większą pewność ochrony, ale wiąże się z wyższymi kosztami. System claims made oferuje elastyczność i niższe składki, ale wymaga świadomego planowania ciągłości ochrony i zrozumienia ograniczeń czasowych.

Jak wybrać odpowiedni system ubezpieczenia OC

Wybór między systemem claims made a occurrence w ubezpieczeniu OC księgowego to decyzja, która wpłynie na Twoją ochronę zawodową przez lata. Każdy z systemów ma swoje zalety i ograniczenia, a optymalna decyzja zależy od Twojego profilu zawodowego, budżetu i potrzeb długoterminowych.

Kryteria wyboru dla początkujących księgowych

Jeśli dopiero rozpoczynasz karierę księgową lub prowadzisz działalność od niedawna, system claims made może być korzystniejszym wyborem z kilku powodów.

Główne zalety dla początkujących:

Niższe składki w systemie claims made pozwalają na zakup wyższych sum ubezpieczenia przy tym samym budżecie. Różnica 15-25% w składce może oznaczać możliwość wykupienia ochrony na 500 tys. zł zamiast 300 tys. zł w systemie occurrence.

Brak historii zawodowej jako przewaga:

• Krótka historia zawodowa oznacza mniejsze ryzyko roszczeń za przeszłe błędy
• Data retroaktywna pokrywa cały okres Twojej działalności
• Mniejsza liczba klientów = mniejsze prawdopodobieństwo konfliktów

Elastyczność w pierwszych latach: System claims made pozwala na łatwiejsze dostosowywanie zakresu ochrony w miarę rozwoju działalności. Możesz zacząć od podstawowego zakresu i rozszerzać go wraz ze wzrostem liczby klientów.

Rekomendacje dla doświadczonych księgowych

Księgowi z wieloletnim doświadczeniem i ustabilizowaną praktyką powinni rozważyć system occurrence, szczególnie gdy:

Długoletnia praktyka zawodowa:

• Większa liczba klientów obsługiwanych przez lata
• Wyższe prawdopodobieństwo roszczeń za historyczne błędy
• Potrzeba ochrony za wszystkie błędy popełnione w trakcie kariery

Stabilna sytuacja finansowa: Doświadczeni księgowi zazwyczaj mają wyższe przychody i mogą pozwolić sobie na wyższe składki w zamian za lepszą ochronę długoterminową.

Planowanie emerytury: System occurrence zapewnia ochronę za błędy zawodowe nawet po zakończeniu działalności. W claims made potrzebne byłoby wykupienie extended reporting period, co generuje dodatkowe koszty.

Czynniki decydujące o wyborze systemu

Przy wyborze systemu ubezpieczenia należy przeanalizować kilka kluczowych czynników i przypisać im odpowiednie wagi według własnych priorytetów.

Budżet na składki (waga: 30%)

Jeśli budżet jest ograniczony:

• Claims made pozwala na wyższe sumy ubezpieczenia przy tej samej składce
• Różnica w składce może wynieść 500-1500 zł rocznie
• Oszczędności można przeznaczyć na rozszerzenia zakresu ochrony

Jeśli budżet nie stanowi problemu:

• Occurrence zapewnia spokój ducha przez bezterminową ochronę
• Brak konieczności martwienia się o ciągłość ubezpieczenia
• Inwestycja w długoterminowe bezpieczeństwo zawodowe

Potrzeba ciągłości ochrony (waga: 25%)

Claims made wymaga:

• Systematycznego przedłużania polisy bez przerw
• Planowania zmian ubezpieczyciela z zachowaniem ciągłości
• Rozważenia kosztów extended reporting period przy zakończeniu działalności

Occurrence zapewnia:

• Ochronę za błędy z okresu ubezpieczenia bez względu na przyszłe decyzje
• Swobodę w zmianie ubezpieczyciela lub przerywaniu ochrony
• Brak dodatkowych kosztów przy zakończeniu działalności

Profil klientów i poziom ryzyka (waga: 45%)

Wysokie ryzyko (duże firmy, skomplikowane rozliczenia):

• Occurrence chroni przed roszczeniami nawet po latach
• Błędy w dużych firmach mogą być wykrywane z opóźnieniem
• Koszty roszczeń mogą być bardzo wysokie

Umiarkowane ryzyko (małe i średnie firmy):

• Claims made może być wystarczające przy odpowiedniej sumie ubezpieczenia
• Ważne jest zachowanie ciągłości ochrony
• Rozważenie rozszerzeń zakresu (ZUS, RODO, karno-skarbowa)

Lista kontrolna wyboru systemu

Odpowiedz na poniższe pytania i przypisz punkty:

1. Ile lat prowadzisz działalność księgową?
   • Do 3 lat: +2 punkty dla claims made
   • 3-10 lat: +1 punkt dla claims made
   • Powyżej 10 lat: +2 punkty dla occurrence
2. Jaki jest Twój roczny budżet na ubezpieczenie?
   • Do 2000 zł: +2 punkty dla claims made
   • 2000-4000 zł: +1 punkt dla claims made
   • Powyżej 4000 zł: +1 punkt dla occurrence
3. Ilu klientów obsługujesz?
   • Do 20: +1 punkt dla claims made
   • 20-50: punkty neutralne
   • Powyżej 50: +2 punkty dla occurrence
4. Czy planujesz zakończyć działalność w ciągu 10 lat?
   • Tak: +2 punkty dla occurrence
   • Nie wiem: punkty neutralne
   • Nie: +1 punkt dla claims made
5. Jak oceniasz swoje ryzyko zawodowe?
   • Niskie (proste rozliczenia): +1 punkt dla claims made
   • Średnie: punkty neutralne
   • Wysokie (duże firmy, skomplikowane sprawy): +2 punkty dla occurrence

Wynik:

• Więcej punktów dla claims made: System claims made będzie lepszym wyborem
• Więcej punktów dla occurrence: Rozważ system occurrence
• Wynik równy: Skonsultuj się z brokerem ubezpieczeniowym

Dodatkowe wskazówki przy wyborze:

Niezależnie od wybranego systemu, kluczowe jest odpowiednie dobranie sumy ubezpieczenia. Minimalne 10 tys. euro z ubezpieczenia obowiązkowego to zdecydowanie za mało – rozważ nadwyżkową ochronę do przynajmniej 500 tys. zł, a przy obsłudze większych klientów nawet do 2-5 mln zł.

Pamiętaj również o rozszerzeniach zakresu ochrony – współczesny księgowy potrzebuje ochrony nie tylko za prowadzenie ksiąg, ale także za doradztwo podatkowe, sprawy ZUS, naruszenia RODO czy obronę w postępowaniach karno-skarbowych.

Najważniejsze błędy przy wyborze systemu ubezpieczenia

Wybór między systemem claims made a occurrence w ubezpieczeniu OC księgowego to decyzja, która może mieć kluczowe znaczenie dla ochrony zawodowej na lata. Niestety, wielu księgowych popełnia błędy, które mogą skutkować brakiem ochrony w najważniejszych momentach. Analiza przypadków z praktyki ubezpieczeniowej pokazuje, że najczęstsze problemy wynikają z niezrozumienia mechanizmów działania obu systemów i skupienia się wyłącznie na kosztach składki.

Ignorowanie znaczenia daty retroaktywnej

Najczęstszym błędem księgowych wybierających system claims made jest niepełne zrozumienie znaczenia daty retroaktywnej. Data retroaktywna określa najwcześniejszą datę błędu, za który ubezpieczyciel ponosi odpowiedzialność – błędy popełnione przed tą datą nie są objęte ochroną, nawet jeśli roszczenie zostanie zgłoszone w okresie ubezpieczenia.

Problem pojawia się szczególnie przy zmianie ubezpieczyciela. Księgowy, który przez lata był ubezpieczony w jednym towarzystwie i zmienia na inne, może otrzymać nową datę retroaktywną – często równą dacie rozpoczęcia nowej polisy. Oznacza to utratę ochrony za wszystkie błędy popełnione w poprzednich latach pracy zawodowej.

Przykład takiej sytuacji: księgowy pracujący od 2020 roku zmienia ubezpieczyciela w 2024 roku. Nowa polisa ma datę retroaktywną 1 stycznia 2024. Jeśli w 2025 roku pojawi się roszczenie dotyczące błędu popełnionego w 2022 roku, nie będzie ono pokryte przez nowe ubezpieczenie. Poprzednia polisa także nie zapewni ochrony, ponieważ roszczenie zgłoszono po jej wygaśnięciu.

Jak uniknąć tego błędu:

• Zawsze negocjuj zachowanie wcześniejszej daty retroaktywnej przy zmianie ubezpieczyciela
• Rozważ wykupienie extended reporting period w poprzednim ubezpieczeniu
• Planuj zmiany ubezpieczyciela z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zapewnić ciągłość ochrony

Wybór tylko na podstawie najniższej ceny

Drugi najczęstszy błąd to podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie wysokości składki ubezpieczeniowej. Księgowi często porównują jedynie kwoty składek, nie analizując rzeczywistego zakresu ochrony i długoterminowych konsekwencji swojego wyboru.

System claims made rzeczywiście oferuje niższe składki – średnio o 15-25% w porównaniu z occurrence przy tej samej sumie ubezpieczenia. Ta pozorna oszczędność może jednak okazać się kosztowna w przyszłości. Niższa składka w systemie claims made wynika z lepszej kontroli ryzyka przez ubezpieczyciela i krótszego okresu odpowiedzialności, ale oznacza także większe ograniczenia w ochronie.

Ukryte koszty systemu claims made:

• Konieczność wykupienia extended reporting period przy zakończeniu działalności (koszt: 100-300% ostatniej składki rocznej)
• Wyższe składki przy zmianie ubezpieczyciela z powodu nowej daty retroaktywnej
• Ryzyko braku ochrony za błędy historyczne przy przerwie w ubezpieczeniu

Długoterminowa analiza kosztów powinna uwzględniać:

• Składki przez cały okres planowanej działalności zawodowej
• Koszty utrzymania ochrony po zakończeniu praktyki
• Potencjalne straty wynikające z luk w ochronie
• Koszty prawne przy sporach o zakres ochrony

Brak planowania ciągłości ochrony zawodowej

Trzeci istotny błąd to brak długoterminowego planowania ochrony ubezpieczeniowej. Wielu księgowych traktuje ubezpieczenie OC jako roczny obowiązek, nie myśląc o konsekwencjach swoich decyzji w perspektywie całej kariery zawodowej.

W systemie claims made ciągłość ochrony ma kluczowe znaczenie. Każda przerwa w ubezpieczeniu, zmiana ubezpieczyciela czy zakończenie działalności zawodowej może prowadzić do powstania luk w ochronie. Problem jest szczególnie poważny dla doświadczonych księgowych z długą historią zawodową.

Typowe scenariusze prowadzące do luk w ochronie:

1. Przerwa w działalności: Księgowy zawiesza działalność na rok, nie przedłużając polisy. Po wznowieniu pracy otrzymuje nową datę retroaktywną, tracąc ochronę za poprzednie lata.
2. Zmiana formy działalności: Przejście z działalności jednoosobowej do spółki bez odpowiedniego przeniesienia ochrony ubezpieczeniowej.
3. Zakończenie kariery: Brak wykupienia extended reporting period oznacza utratę ochrony za całą karierę zawodową już dzień po wygaśnięciu ostatniej polisy.

Strategiczne planowanie ochrony powinno obejmować:

• Wybór systemu ubezpieczenia dostosowany do planów zawodowych
• Rezerwację środków na extended reporting period
• Regularne przeglądy adequatności ochrony
• Planowanie zmian ubezpieczyciela z zachowaniem ciągłości

Nierozumienie różnic między systemami

Czwarty znaczący błąd to niepełne zrozumienie fundamentalnych różnic między systemami claims made i occurrence. Księgowi często mylnie zakładają, że oba systemy działają identycznie, różniąc się jedynie ceną składki.

System occurrence zapewnia ochronę bezterminową dla błędów popełnionych w okresie ubezpieczenia, niezależnie od tego, kiedy zostanie zgłoszone roszczenie. System claims made chroni tylko wtedy, gdy roszczenie zostanie zgłoszone w okresie obowiązywania polisy, przy czym błąd musi być popełniony po dacie retroaktywnej.

Kluczowe różnice w praktyce:

Zmiana ubezpieczyciela:

• W systemie occurrence: stara polisa nadal chroni za błędy z okresu jej obowiązywania
• W systemie claims made: ochrona tylko przy zachowaniu ciągłości i odpowiedniej daty retroaktywnej

Zakończenie działalności:

• W systemie occurrence: ochrona trwa bezterminowo za błędy z okresu ubezpieczenia
• W systemie claims made: ochrona kończy się z polisą (chyba że wykupi się extended reporting period)

Roszczenia po latach:

• W systemie occurrence: roszczenie za 10-letni błąd będzie pokryte przez polisę z tamtego okresu
• W systemie claims made: roszczenie musi być zgłoszone w okresie aktualnej polisy

Ten błąd w rozumieniu prowadzi do błędnych oczekiwań co do zakresu ochrony i może skutkować poważnymi problemami przy rzeczywistych roszczeniach. Księgowi wybierający claims made ze względu na niższą cenę, ale oczekujący takiej samej ochrony jak w systemie occurrence, narażają się na nieprzyjemne niespodzianki.

Jak uniknąć tego błędu:

• Dokładne zapoznanie się z warunkami ubezpieczenia przed podjęciem decyzji
• Konsultacja z brokerem ubezpieczeniowym specjalizującym się w OC zawodowym
• Analiza własnych potrzeb i profilu ryzyka zawodowego
• Rozważenie hybrydowych rozwiązań łączących oba systemy

Unikanie tych czterech najczęstszych błędów wymaga świadomego podejścia do wyboru systemu ubezpieczenia i traktowania go jako długoterminowej inwestycji w bezpieczeństwo zawodowe, a nie jedynie rocznego obowiązku prawnego.